Пенсионный фонд информирует работодателей

Переход на электронные

трудовые книжки

 С 1 января в России вводится электронная трудовая книжка - новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную трудовую книжку.

С 1 января вступили в силу Федеральные законы, направленные на реализацию «электронной трудовой книжки»:

- от 16 декабря 2019 г. №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;

- от 16 декабря 2019 г. №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Согласно перечисленным Федеральным законам работодатели с 1 января 2020 года должны сообщать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности всех работников. В информационных ресурсах ПФР будет формироваться и храниться цифровой аналог трудовой книжки каждого работника.

Перевод граждан на электронную трудовую книжку будет производиться по их выбору, для этого каждый работник до 31.12.2020 года должен написать соответствующее заявление работодателю. Об этом работодатель должен письменно уведомить работника до 30.06.2020 года. При этом для работников, выбравших в заявлении ведение бумажной трудовой книжки, работодатель будет вести как электронную трудовую книжку, так и бумажную. Для граждан впервые начавших трудовую деятельность в 2021 году бумажная трудовая книжка заводиться не будет. Информация о выборе каждого работника также будет передаваться и храниться в ПФР.

Электронная трудовая книжка формируется работодателем на всех работников, путём создания и ежемесячного направления в Пенсионный фонд документов по форме СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работников». Данная форма за отчетный месяц представляется в ПФР по 15 число месяца, следующего за отчетным, на каждого работника, у которого в отчетном месяце произошло кадровое событие:

- прием на работу;

- перевод на постоянное место работы;

- переименование организации;

- получение новой квалификации;

- увольнение с работы;

- написание работником заявления о выборе формата трудовой книжки.

Формы СЗВ-ТД могут быть сформированы работодателем и представлены в Пенсионный фонд с использованием программных продуктов и технологии для подготовки и передачи в ПФР отчетности по персонифицированному учету. Также Пенсионным фондом реализована возможность представления отчетности из личного кабинета страхователя на сайте Пенсионного фонда России. При этом руководитель организации должен быть зарегистрирован на Едином портале государственных и муниципальных услуг в качестве руководителя организации, с указанием данных организации, а также приобрести квалифицированную усиленную электронную подпись.

Форма СЗВ-ТД размещена на сайте ПФР в разделе ЭТК. Там же можно скачать Порядок заполнения формы СЗВ-ТД и Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».

При представлении СЗВ-ТД на работника впервые страхователь одновременно отражает в них помимо кадрового мероприятия, произошедшего в отчетном месяце 2020 года, сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя (последнюю запись в трудовой книжке о кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 года). Это называется «первоначальное наполнение» электронной трудовой книжки. При этом, если в течении 2020 года у работника не произойдет ни одно из кадровых мероприятий, то СЗВ-ТД с «первоначальным наполнением» нужно будет все равно представить, с крайним сроком до 15.02.2021 г.

В ст.17 Федерального закона №27-ФЗ, а также в трудовом кодексе РФ прописана ответственность работодателя за непредставление, недостоверное представление данных для формирования ЭТК.

Более подробную информацию можно получить на сайте ПФР в разделе ЭТК или по телефонам горячей линии управлений ПФР по месту регистрации работодателя.